Política de Privacidad

1. Información que recopilamos

SmartPH recopila la siguiente información personal cuando usted utiliza nuestra plataforma:

• Nombre completo, documento de identidad y datos de contacto (correo electrónico, teléfono).
• Información de la unidad residencial a la que pertenece.
• Datos de acceso: dirección IP, dispositivo, navegador y sistema operativo.
• Registros de actividad dentro de la plataforma (auditoría).
• Fotografías de visitantes, vehículos, paquetes, selfies de reconocimiento facial y grabaciones de audio del intercomunicador.
• Datos biométricos (huella digital, reconocimiento facial) cuando el usuario los habilite.
• Ubicación GPS durante rondas de seguridad (solo personal de vigilancia).
• Conversaciones con el asistente IA Sophi (chat, WhatsApp y voz).

2. Uso de la información

Utilizamos su información para:

• Gestionar su cuenta y autenticación en la plataforma.
• Facilitar la administración de su conjunto residencial (cuentas de cobro, reservas, comunicados, PQRS, etc.).
• Enviar notificaciones relevantes relacionadas con su unidad o conjunto.
• Generar reportes estadísticos y de auditoría para la administración del conjunto.
• Mejorar la seguridad y funcionamiento de la plataforma mediante análisis de errores (Sentry) y métricas de uso.
• Procesar comandos de voz a través de Amazon Alexa para control domótico.
• Entrenar y mejorar los modelos de IA para personalizar la experiencia del usuario.

3. Almacenamiento y seguridad

Sus datos se almacenan en servidores seguros con cifrado AES-256 en reposo y TLS 1.3 en tránsito. Implementamos Row Level Security (RLS) en el 100% de las tablas, validación JWT con auto-refresh, protección contra fuerza bruta (lockout tras 3 intentos) y auditoría completa de acciones. Los buckets de almacenamiento operan con URLs firmadas y expiración limitada.

4. Compartición de datos

No vendemos ni compartimos su información personal con terceros, salvo en los siguientes casos:

• Con la administración de su conjunto residencial, en el marco de la gestión del mismo.
• Con proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento, bajo contrato y solo para prestar el servicio (la lista completa, con su país y finalidad, está en la sección 10).
• Cuando sea requerido por autoridades competentes conforme a la legislación de Colombia.

5. Derechos del titular

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se le da a sus datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. Cookies y tecnologías similares

Utilizamos almacenamiento local del navegador para mantener su sesión activa y preferencias de tema. No utilizamos cookies de rastreo ni publicidad de terceros.

7. Retención de datos

Conservamos su información mientras su cuenta esté activa o sea necesaria para prestar los servicios. Los registros de auditoría se conservan por el tiempo que determine la administración del conjunto, conforme a la normativa vigente.

8. Contacto

Para ejercer sus derechos o realizar consultas sobre esta política, puede comunicarse con la administración de su conjunto residencial a través de la plataforma, o escribirnos a [email protected].

9. Modificaciones

Nos reservamos el derecho de actualizar esta política. Cualquier cambio será publicado en esta misma página con la fecha de última actualización.

10. Transferencia Internacional de Datos

Para prestar el servicio, SmartPH se apoya en los siguientes proveedores, que actúan como encargados del tratamiento: tratan los datos por cuenta nuestra y solo para la finalidad indicada. Los que operan fuera de Colombia implican transmisión o transferencia internacional de datos:

• Supabase (EE. UU., sobre infraestructura de Amazon Web Services): base de datos, autenticación, archivos y funciones del servidor. Recibe todos los datos de la plataforma.
• Google LLC (EE. UU.): Gemini, la inteligencia artificial del asistente (conversaciones, transcripción de audios, lectura de documentos e imágenes) y la verificación facial de la biometría; voz sintética, y Firebase Cloud Messaging para las notificaciones push. Según los términos del servicio de pago, Google no usa estos datos para entrenar ni mejorar sus modelos; puede conservarlos temporalmente solo para detectar abusos.
• OpenAI (EE. UU.): respaldo de inteligencia artificial y de voz sintética; solo recibe la solicitud cuando el servicio principal no responde.
• Meta Platforms (EE. UU.): WhatsApp Business, para los mensajes y avisos por WhatsApp.
• Twilio (EE. UU.): llamadas de voz, citofonía virtual y mensajes de texto (SMS).
• ElevenLabs (EE. UU.): la voz del asistente en llamadas y audios, y el reconocimiento de voz.
• Resend (EE. UU.): envío de correos electrónicos.
• Sentry (EE. UU.): monitoreo de errores de la aplicación (identificadores técnicos y datos de diagnóstico).
• Cloudflare (EE. UU.): alojamiento de la aplicación web, distribución de las actualizaciones de la app, seguridad de la red, recepción de correos y almacenamiento de las copias de respaldo.
• Apple (EE. UU.): notificaciones push en iPhone (APNs).
• Amazon (EE. UU.): comandos de voz por Alexa, solo si usted vincula su cuenta.
• Pasarelas de pago ePayco, Wompi y Puntored (Colombia) y Mercado Pago: procesan los pagos en línea cuando el conjunto las activa.
• Siigo (Colombia): facturación electrónica de la licencia de SmartPH a los conjuntos (datos del conjunto y de su contacto).

SmartPH exige a cada proveedor obligaciones de protección de datos no inferiores a las de esta política. Puede pedir más información o ejercer sus derechos en el correo de protección de datos de la sección 8.

11. Notificaciones Push y Datos de Dispositivo

Para entregar notificaciones push (alertas de visitantes, paquetes, autorizaciones, comunicados, intercomunicador, citofonía, llamadas SOS, mensajes de Sophi, etc.) procesamos los siguientes datos del dispositivo:

• Token único del dispositivo emitido por Apple Push Notification service (APNs), Firebase Cloud Messaging (FCM) o el navegador (Web Push VAPID).
• Tipo de dispositivo, sistema operativo y plataforma (iOS, Android, Web) para enrutar la notificación al canal correcto.
• Identificador de usuario, conjunto y unidad asociados al token, para garantizar que solo reciba alertas relevantes a su rol y residencia.
• Marcas de tiempo de actividad del token (último uso) para depurar dispositivos inactivos por más de 60 días.
• Preferencias de notificación (canales activos, pausas, opt-out por categoría como Sophi Tips) almacenadas para respetar sus elecciones.
• Estado de entrega y lectura de cada notificación, con fines de auditoría operativa y mejora del servicio.

Los proveedores APNs (Apple), FCM (Google) y los servicios de push web pueden procesar estos identificadores conforme a sus propias políticas de privacidad. Usted puede desactivar las notificaciones en cualquier momento desde los ajustes de su dispositivo o desde el panel de preferencias dentro de la aplicación; esto eliminará el token asociado de nuestros sistemas en su próximo ciclo de limpieza.

12. Datos de su cuenta de Google (SmartPH Correos)

Si usted conecta su cuenta de Google a SmartPH Correos, el asistente de correo de SmartPH, pedimos solo estos permisos:

• Enviar correos en su nombre (gmail.send): el asistente responde desde su propia dirección, en la misma conversación. Con Gmail no entramos a su buzón: usted reenvía sus correos a la dirección que le damos y puede quitar el reenvío cuando quiera. El asistente lee lo que recibe y responde solo lo que cumple las reglas que configura el administrador (remitentes permitidos o bloqueados, asuntos, tipo de mensaje y horario), o deja un borrador para que una persona lo apruebe. Los correos automáticos, boletines y avisos de sistemas se descartan sin registrarse.
• Ver su dirección de correo (userinfo.email): para saber qué cuenta conectó.
• Ver y editar eventos de su calendario (calendar.events): para agendar las citas que piden sus clientes.
• Hojas de cálculo de Google (spreadsheets): para agregar una fila en la hoja que usted elija cuando un cliente deja un pedido o una solicitud.

Qué hacemos con esos datos:

• Los usamos solo para prestar esas funciones al negocio que conectó la cuenta.
• No los vendemos, no los usamos para publicidad y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial generales.
• Para prestar esas funciones, la información puede ser procesada por nuestros proveedores de alojamiento y de inteligencia artificial, que la tratan por cuenta nuestra y solo para ese fin. No la compartimos con nadie más, salvo que lo exija la ley.
• Nadie de nuestro equipo los lee, salvo que usted lo autorice para darle soporte, que haga falta por seguridad o que lo exija la ley.
• El permiso de acceso se guarda cifrado. Puede desconectar la cuenta desde el panel en cualquier momento, o quitar el acceso en https://myaccount.google.com/permissions. Al desconectarla borramos el permiso guardado.

SmartPH's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), including the Limited Use requirements. (El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google se ajustarán a la Política de Datos del Usuario de los Servicios de las API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado.)